1. Sefydlwyd Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru fel corff corfforaethol o dan adran 27 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 (y Ddeddf). Prif ddyletswydd statudol y corff hwnnw yw darparu’r eiddo, y staff a’r gwasanaethau sy’n ofynnol at ddibenion y Cynulliad, neu sicrhau y darperir yr eiddo, staff a gwasanaethau hynny ar ran y Cynulliad.
2. Mae’r Ddeddf yn darparu mai aelodau’r Comisiwn fydd y Llywydd a phedwar Aelod Cynulliad arall i’w penodi yn unol â’r Rheolau Sefydlog. Mae paragraff 1 o Atodlen 2 i’r Ddeddf a Rheol Sefydlog 7 yn rheoli aelodaeth y Comisiwn.
3. Ac eithrio’r Llywydd, enwebir y Comisiynwyr gan y prif bleidiau gwleidyddol. Fodd bynnag, mae pob un o’r Comisiynwyr yn cynrychioli buddiannau’r Cynulliad cyfan yn hytrach na gweithredu fel cynrychiolwyr plaid.
4. Mae Comisiynydd yn dal ei swydd hyd nes y penodir Aelod Cynulliad arall yn ei le, oni bai bod y Comisiynydd yn ymddiswyddo, yn peidio â bod yn Aelod Cynulliad am reswm ac eithrio diddymiad y Cynulliad, neu yn cael ei ddiswyddo drwy benderfyniad gan y Cynulliad. Pan fo’r Cynulliad yn cael ei ddiddymu, bydd y Comisiynwyr yn parhau yn eu swyddi, gan gyflawni’r un cyfrifoldebau, hyd nes y penodir Comisiwn newydd gan y Cynulliad dilynol yn dilyn yr etholiad.
5. Yn ôl y Ddeddf, nid yw lle gwag ymhlith ei aelodaeth, nac unrhyw ddiffyg ym mhenodiad ei aelodau neu ddiffyg cymhwyster ar gyfer aelodaeth yn effeithio ar ddilysrwydd unrhyw gamau a gymerir gan y Comisiwn.
6. Prif Weithredwr y Cynulliad yw prif aelod staff parhaol Comisiwn y Cynulliad ac, o dan Adran 138 y Ddeddf, ei Brif Swyddog Cyfrifo. O dan baragraff 7 o Atodlen 2 i’r Ddeddf, gall y Comisiwn ddirprwyo unrhyw rai o’i swyddogaethau i’r Llywydd neu’r Prif Weithredwr.
7. Mae paragraff 11 o Atodlen 2 i’r Ddeddf yn galluogi’r Comisiwn i bennu ei weithdrefnau ei hun. Felly, mae’r ddogfen hon yn pennu’r gweithdrefnau ar gyfer cynnal busnes y cytunwyd arnynt gan y Comisiwn.
8. Sefydlwyd y Comisiwn yn gorff corfforaethol i reoli ystâd y Cynulliad, i gyflogi staff y Cynulliad ac i hwyluso cynnal busnes y Cynulliad yn esmwyth. Y Comisiynwyr, felly, sydd â chyfrifoldeb corfforaethol dros bennu strategaeth y sefydliad a goruchwylio ei berfformiad.
9. Mae’r Comisiynwyr hefyd yn gyfrifol am lywodraethu’r sefydliad ac maent yn atebol i’r Cynulliad am ei berfformiad. Gan fod y cyfrifoldeb hwn yn un corfforaethol, mae’n bwysig bod pob Comisiynydd yn gweithredu, fel bod modd gweld eu bod yn gweithredu, er budd y Cynulliad cyfan yn hytrach na gweithredu fel cynrychiolwyr y pleidiau gwleidyddol.
10. Mae’r Prif Weithredwr yn gyfrifol am reoli staff ac am roi’r strategaeth a bennwyd gan y Comisiwn ar waith. Fel Prif Swyddog Cyfrifo’r Comisiwn, mae’r Prif Weithredwr hefyd yn gyfrifol am ddefnyddio adnoddau’r sefydliad mewn modd darbodus, effeithlon ac effeithiol, am sicrhau cysondeb a phriodoldeb wrth gyflawni trafodion ariannol, ac am sicrhau bod trefniadau priodol yn cael eu pennu ar gyfer nodi a rheoli risg mewn modd effeithiol.
11. Mae’n ddyletswydd ar y Comisiynwyr, y Prif Weithredwr a rheolwyr ar bob lefel i ddangos arweinyddiaeth yn y dasg o symud y sefydliad yn ei flaen a sicrhau bod y Cynulliad, wrth ddarparu gwasanaeth i bobl Cymru, yn cael ei ystyried yn sefydliad democrataidd grymus sy’n cael ei barchu.
12. Bydd cyfarfodydd y Comisiwn yn cael eu cynnal yn breifat, oni bai y bydd penderfyniad i’r gwrthwyneb.
Amledd Cyfarfodydd
13. Y Comisiwn fydd yn penderfynu pa mor aml y bydd yn cyfarfod. Fel rheol, cynhelir y cyfarfodydd hynny pan fo’r Cynulliad yn cwrdd ond gellir eu cynnal yn ystod toriad os oes galw am hynny.
Gohirio Cyfarfodydd
14. Gall unrhyw Gomisiynydd gynnig gohirio cyfarfod. Mater i’r Comisiwn yw penderfynu ar unrhyw ohiriad o’r fath.
Cyfarfodydd Arbennig
15. Gall y Cadeirydd alw cyfarfod arbennig o’r Comisiwn pan ddaw’n amlwg iddo fod mater o fusnes yn gofyn am sylw brys. Bydd dyddiad cyfarfod arbennig o’r fath yn cael ei bennu gan y Prif Weithredwr ar ôl cysylltu â chymaint o’r Comisiynwyr ag sy’n ymarferol.
16. Gall Comisiynydd ofyn i’r Cadeirydd alw cyfarfod arbennig. Mater i’r Cadeirydd yw penderfynu a ddylid cydymffurfio â chais o’r fath. Gall unrhyw ddau Gomisiynydd ofyn am gyfarfod arbennig drwy ysgrifennu at y Clerc/Prif Weithredwr yn nodi’r busnes i’w drafod.
17. Bydd y Prif Weithredwr yn trefnu galw cyfarfodydd arbennig o’r fath ac ni ddylid cynnal unrhyw gyfarfod, lle bo modd, fwy na saith diwrnod clir wedi dyddiad gwneud y cais.
18. Y Llywydd fydd yn cadeirio cyfarfodydd. Os yw swydd y Llywydd yn wag, neu os yw’r Llywydd, am unrhyw reswm, yn methu â gweithredu, bydd yr aelodau eraill yn penodi Comisiynydd i gadeirio’r cyfarfod.
19. Rôl y Cadeirydd yw:
· cadw trefn a sicrhau bod Comisiynwyr a chynghorwyr arbennig yn cael cyfle digonol i fynegi barn ar unrhyw fater dan drafodaeth;
· penderfynu ym mha drefn y bydd y rhai sydd am siarad yn gwneud hynny;
· penderfynu, yn amodol ar y Rheolau hyn, ar bob mater yn ymwneud ag arferion a gweithdrefn;
· sicrhau bod cynigion a/neu welliannau yn cael eu mynegi’n glir; a
· chrynhoi’r drafodaeth at ddibenion y cofnodion pan nad oes cynnig yn cael ei ystyried.
20. Cworwm unrhyw gyfarfod a gynhelir yw tri aelod.
21. Dylai Comisiynwyr a chynghorwyr annibynnol roi gwybod i’r Uned Gorfforaethol ymlaen llaw, lle bo hynny’n ymarferol, os na fyddant yn gallu mynd i gyfarfod penodol.
22. Os nad yw Comisiynydd neu gynghorydd annibynnol yn gallu mynd i gyfarfod, am ba bynnag reswm, gall gyflwyno sylwadau ysgrifenedig yn rhoi barn ar unrhyw fater dan ystyriaeth.
23. Yn ogystal â’r Comisiynwyr, bydd y bobl isod fel arfer yn bresennol:
· cynghorwyr annibynnol (anweithredol) a benodir gan y Comisiwn[1];
· y Prif Weithredwr;
· y Cyfarwyddwyr; ac
· ysgrifennydd a ddarperir gan y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau i gymryd cofnodion.
Gall swyddogion eraill fynd i gyfarfodydd yn ôl y galw.
24. Os yw’n briodol, gall y Comisiwn wahodd Aelodau Cynulliad unigol i ddod i gyfarfodydd penodol neu ar gyfer eitemau unigol o fusnes. Ni chaniateir i’r Aelodau hynny bleidleisio.
25. Pan fo mater sy’n cael ei drafod yn arbennig o sensitif neu’n gyfrinachol ei natur, ym marn Comisiynwyr, gall y Cadeirydd argymell trafod y mater heb arsylwyr, cynghorwyr neu swyddogion yn bresennol. Os yw’r Comisiwn yn cymeradwyo argymhelliad o’r fath, mae’n rhaid i’r unigolion hynny a ddewisir gan y Comisiynwyr adael y cyfarfod, ond dylai’r Ysgrifennydd Cofnodi aros.
26. Dylai’r papurau ar gyfer cyfarfodydd, ac eithrio cyfarfodydd arbennig, gael eu llunio yn unol â’r canllawiau a bennir gan y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau.
27. Dylid cyflwyno pob papur ar ffurf glir a chryno, gan nodi’r materion i’w hystyried, y cefndir, trafodaeth o’r opsiynau sydd ar gael, y goblygiadau o ran adnoddau, y camau nesaf a’r penderfyniad y mae gofyn i’r Comisiwn ei wneud.
28. Os mai diben y papur yw gwahodd y Comisiwn i fynegi barn, dylai rhan olaf y papur fod ar ffurf casgliad priodol yn hytrach nag ar ffurf argymhelliad. Os yw’r papur yn darparu gwybodaeth yn unig, dylai’r casgliad wahodd y Comisiwn i nodi’r wybodaeth a ddarparwyd.
29. Fel arfer, bydd cofnodion a phapurau’r Comisiwn yn cael eu cyhoeddi wythnos ar ôl cynnal cyfarfod, ac eithrio’r papurau hynny sy’n cynnwys gwybodaeth yr ystyrir ei bod yn bosibl iddi fod wedi’i heithrio rhag ei chyhoeddi o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
30. Bydd y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau yn cyhoeddi’r papurau a’r agenda drwy neges e-bost, lle bo hynny’n ymarferol, a hynny heb fod yn fwy na thri diwrnod gwaith cyn dyddiad y cyfarfod. Gall Comisiynwyr ymgynghori â chydweithwyr ar unrhyw fater ond dylent gymryd camau rhesymol i atal unrhyw weithred a allai rhagfarnu ystyriaeth lawn a phriodol gan y Comisiwn yn ystod y cyfarfod.
31. Y Prif Weithredwr, ar y cyd â’r Llywydd, fydd yn pennu’r agenda ar gyfer pob cyfarfod, ac, ar gyfer pob cyfarfod ac eithrio cyfarfod arbennig, dylai’r agenda gynnwys y canlynol:
· dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod;
· cofnodion y cyfarfod blaenorol;
· y materion a fydd yn codi; a’r
· papurau i’w hystyried yn ystod y cyfarfod.
32. O dan amodau arferol, ni cheir pennawd "Unhryw Fater Arall” ar yr agenda. Fodd bynnag, os oes Comisiynydd, cynghorydd annibynnol neu swyddog am godi mater brys o dan y pennawd hwn, dylid rhoi rhybudd i’r Llywydd o leiaf un diwrnod ymlaen llaw. Os nad yw hyn yn bosibl, mae’n rhaid rhoi cymaint o rybudd â phosibl cyn dechrau’r cyfarfod. Mater i’r Comisiwn yw penderfynu a fydd eitemau o’r fath yn cael eu trafod a phryd.
33. Dylai cofnodion y cyfarfodydd gofnodi’r canlynol:
· dyddiad, lleoliad ac amser y cyfarfod;
· y Comisiynwyr sy’n bresennol;
· y cynghorwyr annibynnol, swyddogion ac arsylwyr sy’n bresennol;
· ymddiheuriadau am absenoldeb;
· datganiadau o fuddiant;
· cymeradwyaeth i’r cofnodion blaenorol neu unrhyw welliannau iddynt;
· materion yn codi o’r cofnodion blaenorol;
· nodyn ynglŷn ag unrhyw faterion a ystyriwyd drwy ohebiaeth ers y cyfarfod blaenorol ac unrhyw benderfyniadau a wnaed;
· materion a drafodwyd yn y cyfarfod ac unrhyw benderfyniadau neu gynigion a wnaed arnynt;
· canlyniad y bleidlais a gynhaliwyd ar unrhyw benderfyniad a wnaed; ac
· unrhyw gamau i’w cymryd.
34. Mae’n rhaid i gofnodion gael eu cymeradwyo gan y Comisiwn yn y cyfarfod dilynol, cyn i’r Cadeirydd eu harwyddo yn ffurfiol.
35. Pan fo gwelliant i’r cofnodion yn cael ei gymeradwyo, mae’n rhaid i’r Cadeirydd awdurdodi’r gwelliant hwnnw, oni bai bod penderfyniad i'r gwrthwyneb yn y cyfarfod. Rhaid cytuno ar y gwelliant ar ôl hynny.
36. Bydd y cofnodion y cytunwyd arnynt yn cael eu cyhoeddi ar wefan y Cynulliad.
Penderfyniadau a phleidleisiau
37. Comisiynwyr yn unig sy’n cael pleidleisio. Mae gan bob Comisiynydd bleidlais. Mae gan Gadeirydd y cyfarfod bleidlais fwrw hefyd pan fo’r bleidlais yn gyfartal.
38. Mae’n rhaid i Gomisiynwyr, cynghorwyr annibynnol a swyddogion sy’n cymryd rhan mewn cyfarfod ddatgan unrhyw fuddiant ariannol sydd ganddynt mewn perthynas ag unrhyw fater dan ystyriaeth. Pan fo buddiant o’r fath wedi’i ddatgan, ni fydd yr unigolyn dan sylw yn cymryd unrhyw ran yn y trafodion, a dylai adael y cyfarfod ar gyfer y drafodaeth honno.
39. Pan fo gan Gomisiynydd neu gynghorydd annibynnol fuddiant ac eithrio buddiant ariannol (er enghraifft, buddiant teuluol), dylid ceisio cyngor ar arwyddocâd y buddiant hwnnw.
40. Gall Comisiynydd neu gynghorydd annibynnol geisio cyngor gan Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cyfreithiol y Comisiwn os yw o’r farn bod amodau penodol yn golygu buddiant uniongyrchol neu anuniongyrchol mewn mater dan drafodaeth mewn cyfarfod. Dylid nodi pob buddiant a ddatgenir yn y cofnodion.
41. Dylai’r Cadeirydd geisio sicrhau consensws ar gyfer pob un o gynigion y Comisiwn. Os nad yw hynny’n bosibl, mae’n rhaid i’r Cadeirydd alw pleidlais.
42. Cynhelir pleidleisiau drwy godi llaw oni bai bod y cyfarfod yn penderfynu pleidleisio drwy alw enwau.
43. Mae’n rhaid cael cymeradwyaeth y Comisiwn ymlaen llaw, mewn cyfarfod a alwyd yn benodol at y diben hwn, ar gyfer unrhyw gynigion a gaiff eu cyflwyno i’r Cynulliad i’w hystyried.
44. Mae’n rhaid i unrhyw eitemau yr ymdrinnir â hwy drwy ohebiaeth, yn ôl penderfyniad y Prif Weithredwr, gael eu cyfyngu i faterion:
· brys gwirioneddol, lle mae’n amlwg bod angen penderfyniad cyn y cyfarfod nesaf;
· i’w nodi er gwybodaeth;
· y cytunwyd i ymdrin â hwy drwy ohebiaeth mewn cyfarfod blaenorol; neu
· faterion sy’n debygol o gael cytundeb drwy gonsensws heb yr angen am drafodaeth.
45. Dylai papurau a gyhoeddir nodi’n glir y dyddiad cau ar gyfer derbyn sylwadau. Os nad yw Comisiynydd yn ymateb erbyn y dyddiad cau, dehonglir hynny fel ei gydsyniad â’r cynnig dan sylw. Bydd y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau yn ymdrechu i sicrhau consensws ar bob papur a gyhoeddir drwy ohebiaeth.
46. Os oes consensws o blaid (neu yn erbyn) cynnig, neu os oes barn fwyafrifol, bydd y penderfyniad hwnnw’n cael ei roi gerbron y cyfarfod nesaf i’w gadarnhau’n ffurfiol. Fodd bynnag, mewn achos lle ceir barn fwyafrifol ond bod Comisiynydd sy’n anghytuno yn ystyried bod angen trafodaeth bellach, bydd y mater yn cael ei ystyried yn y cyfarfod nesaf sydd ar gael. Os yw’r mater yn ddigon difrifol, dylid ystyried galw cyfarfod arbennig i’w ddatrys.
47. Gall y Comisiwn amrywio neu ddiddymu’r rheolau gweithdrefnol hyn, neu ychwanegu atynt, mewn cyfarfod y rhoddwyd rhybudd digonol ymlaen llaw y bydd y materion hyn yn cael eu trafod.
[1] Gellir penodi cynghorwyr annibynnol i weithredu mewn modd anweithredol wrth ddarparu cymorth i’r Comisiwn a’i uwch-reolwyr a’u herio mewn modd adeiladol – gweler egwyddorion llywodraethu’r Comisiwn a’r darpariaethau ategol.